Czym jest apostille i czym różni się od legalizacji?
Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu (podpisu, pieczęci, funkcji osoby podpisującej) do użycia za granicą w państwach, które są stronami Konwencji haskiej. Konwencja upraszcza dawną, wieloetapową legalizację do jednego certyfikatu. (hcch.net)
Legalizacja jest potrzebna wtedy, gdy dokument ma trafić do kraju, który nie uznaje apostille (nie jest na liście państw Konwencji). Wtedy często dochodzi jeszcze dodatkowy etap w ambasadzie/konsulacie kraju docelowego po legalizacji w MSZ. (Gov.pl)
Kiedy apostille/ legalizacja jest potrzebna?
Najczęstsze sytuacje:
- ślub za granicą, rejestracja małżeństwa, sprawy rodzinne (akty USC)
- spadek, pełnomocnictwa, sprawy sądowe
- praca i pobyt (zaświadczenia, niekaralność)
- studia za granicą (dyplomy, suplementy)
- rejestracja firmy / dokumenty KRS / CEIDG
Uwaga: w UE dla części dokumentów urzędowych obowiązują uproszczenia – w wielu przypadkach nie wymaga się apostille (zależy od rodzaju dokumentu i urzędu w kraju docelowym). (EUR-Lex)
Gdzie załatwić apostille lub legalizację? (i dlaczego to zależy od dokumentu)
To kluczowy punkt, na którym ludzie tracą czas: nie każdy dokument idzie tą samą ścieżką.
1) Apostille/ legalizacja w MSZ (najczęściej)
Dla wielu dokumentów apostille nadaje MSZ – po wcześniejszym spełnieniu warunków (np. poświadczenia przez sąd okręgowy przy dokumentach notarialnych). (Gov.pl)
Wizyta jest możliwa po umówieniu w systemie e-Konsulat (dotyczy też legalizacji). (Gov.pl)
Ważne ograniczenia (częste „wpadki”):
2) Dyplomy i dokumenty uczelniane: często NIE MSZ, tylko NAWA
Jeśli chodzi o dokumenty uczelniane (np. dyplomy) – apostille w Polsce nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA). (Gov.pl)
A przy legalizacji dokumentów uczelnianych MSZ wskazuje, że dokument może wymagać wcześniejszego uwierzytelnienia przez NAWA. (Gov.pl)
3) Dokumenty handlowe: poświadczenie izby gospodarczej
Dla części dokumentów handlowych wymagana jest wcześniejsza ścieżka przez Krajową Izbę Gospodarczą / izbę regionalną, a dopiero potem MSZ. (Gov.pl)
Uwaga: MSZ podkreśla też wyjątek – dokumenty dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych/operacji celnych mogą nie podlegać apostille w ramach Konwencji. (Gov.pl)
Tłumaczenie przysięgłe – kiedy jest potrzebne przy apostille/legalizacji?
W praktyce tłumaczenie przysięgłe jest wymagane, gdy:
- urząd zagraniczny wymaga dokumentu w swoim języku
dokument ma trafić do sądu, urzędu, uczelni lub instytucji, która wymaga tłumaczenia poświadczonego (uwierzytelnionego, przysięgłego).
Jak rozpoznać tłumaczenie przysięgłe (inaczej - poświadczone, uwierzytelnione)?
Tłumacz przysięgły poświadcza tłumaczenia, używając pieczęci oraz może poświadczać dokumenty także kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dla wersji elektronicznej).
Gdzie sprawdzić tłumacza przysięgłego?
Oficjalna lista jest dostępna w rejestrze Ministerstwa Sprawiedliwości. (arch-bip.ms.gov.pl)
Kolejność działań
W wielu sprawach najlepsza i najbezpieczniejsza kolejność działań wygląda tak:
- Oryginał dokumentu (lub właściwy odpis)
- Apostille albo legalizacja (zgodnie z krajem docelowym)
- Tłumaczenie przysięgłe dokumentu razem z klauzulą apostille / naklejką legalizacyjną
- (czasem) dodatkowe kroki w ambasadzie/konsulacie kraju docelowego – przy legalizacji (Gov.pl)
Dlaczego tak? Bo zagraniczny urząd często chce mieć przetłumaczoną również treść poświadczenia (apostille/legalizacji). Jeśli zrobisz tłumaczenie „za wcześnie”, możesz zapłacić drugi raz.
Ile to kosztuje?
1) Koszt urzędowy w Polsce
2) Koszt tłumaczenia przysięgłego
Ceny rynkowe w biurach są ustalane indywidualnie (język, objętość, termin, liczba pieczęci/adnotacji). Dla porównania – w sprawach na żądanie sądu/prokuratora/policji/organów administracji państwo określa stawki urzędowe i sposób liczenia stron: strona to 1125 znaków (przy rozliczeniu znakowym). (eli.gov.pl)
W tym samym akcie są też przykładowe stawki urzędowe (dla „popularnych” języków): np. 44,07 zł za stronę tłumaczenia na polski z angielskiego/niemieckiego/francuskiego/ rosyjskiego, a w drugą stronę – na język obcy - 57,65 zł – przy zleceniach „urzędowych”. (eli.gov.pl)
W praktyce klient indywidualny zwykle dostaje wycenę „od dokumentu” lub „od strony rozliczeniowej” – dlatego najszybciej: wyślij skan i poproś o wycenę + termin.
Jak uniknąć najczęstszych błędów?
Zanim złożysz wniosek
- Sprawdź, czy kraj docelowy wymaga apostille czy legalizacji. (Gov.pl)
- Upewnij się, że masz oryginał/odpis, nie ksero i nie wydruk z ePUAP (MSZ odmówi). (Gov.pl)
- Sprawdź, czy dokument nie wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia (np. dyplomy z NAWA). (Gov.pl)
- Umów wizytę w e-Konsulat (jeśli załatwiasz osobiście). (Gov.pl)
- Zweryfikuj tłumacza w rejestrze MS. (arch-bip.ms.gov.pl) lub zwróć się z zapytaniem do biura tłumaczeń, które specjalizuje się w tłumaczeniach przysięgłych
- Zapytaj, czy tłumaczenie ma objąć także apostille/legalizację (zwykle tak).
- Jeśli urząd akceptuje e-dokumenty: dopytaj o poświadczenie podpisem kwalifikowanym.
Masz dokument do apostille/legalizacji i potrzebujesz tłumaczenia przysięgłego?
Wyślij do nas skan/zdjęcie dokumentu, podaj kraj docelowy i termin – otrzymasz szybką i bezpłatną wycenę.
Zapraszamy do kontaktu!
Linki źródłowe
MSZ – Apostille: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/apostille
MSZ – Legalizacja: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/legalizacja
Rejestr tłumaczy przysięgłych (MS): https://arch-bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/lista-tlumaczy-przysieglych/search.html
Rozporządzenie (Dz.U. 2025 poz. 312) – stawki i definicja strony: https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/312/ogl/pol/pdf
HCCH – Apostille Convention (opis): https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/specialised-sections/apostille
EUR-Lex – Rozporządzenie (UE) 2016/1191: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/1191/oj
Dodaj komentarz